Introducción al Access 

El concepto de lo relacional en las bases de datos

Podemos dividir todas las aplicaciones de bases de datos en do grupos: simples y relacionales.

Un ejemplo de una base de datos simple es Excel, donde tenemos toda la información en un sola tabla.

Esto implica que los datos comunes a varios registros tiene que repetirse para cada uno de estos registros.

Un ejemplo sencillo: si tenemos una hoja de Excel con la información de clientes con los campos de Nombre, Empresa, Ciudad, Dirección y Teléfono, los datos que puedan ser comunes (en este caso Empresa y Ciudad) se repetirían para cada Cliente.
En una base de datos relacional, como lo es Access, puede haber más de una tabla con relaciones entre ellas. Por ejemplo, además de tener la tabla de Clientes podríamos crear una o más tablas con elementos comunes (en nuestro caso podrían ser Ciudades y Empresas)  y a continuación crear relaciones entre esta tablas.

Lo relacional proporciona muchas ventajas frente a lo simple: permite ahorrarnos el tiempo que perderíamos ingresando una y otra vez la misma información.

Y además nos ayuda a reducir el número de errores y facilita la tarea de actualización de datos.

Aquí puede ver un ejemplo de cómo Access maneja las relaciones (pulsa en la miniatura para ver la imagen completa):