Archivos de configuración que se pueden respaldar en Office, Parte 1

Por Pilar Mueckay

(El modo Largo) Artículo versión 1.0

Es una pregunta que siempre se hace por estos foros. Todos guardamos religiosamente los archivos de datos como DOC, XLS, MDB, PPT, PUB, etc, pero algunos nos interrogamos sobre dónde se guardan las configuraciones personalizadas que hemos hecho en OFFICE, en qué archivos?. Y para más complicación, los que tenemos varios Windows en una misma PC ¿cómo compartimos las configuraciones entre las variadas instalaciones de la suite? Voy a resumir cuáles y cómo. Además, detallo posibles errores con estos archivos y sus posibles soluciones. Finalmente, explico la Nota Tip que realizo para ahorrarme tantos dolores de cabeza y juntar tanta información dispersa.

WORD:

*.DOT: La plantilla NORMAL.DOT, que es la predeterminada, no merece la pena que la guardemos A MENOS que estemos concientes de que le hemos añadido opciones particulares como:

a) Configuraciones personalizadas que hayamos definido grabar en la plantilla para que sean de uso global como "cambio de la fuente" predeterminada que usa WD; "estilos" que hayamos definido (recordemos que los estilos pueden guardarse en la plantilla1NORMAL.DOT o en el DOC propiamente);
b) Personalización de la barra de herramientas, menú y teclas de método abreviado personalizadas;

c) adición de macros guardadas en dicha plantilla (no olvidemos que esta plantilla es el blanco principal de esos bichos llamados "virus macros", ya que ése es el lugar que principalmente infectan, y por otra parte recordemos que las macros se pueden guardan en el propio DOC o en la plantilla NORMAL.DOT),

d) adición en Autocorrección de entradas de texto *formateado*,

e) entradas nuevas a Autotexto.

Y por supuesto, el resto de plantillas DOT personalizadas que hayamos creado y/o modificado.

\windows\Application Data\Microsoft\Plantillas. (Nota: es mejor aceptar esta ubicación a la hora de guardar las plantillas que vayamos creando, pues así al seleccionar del menú Archivo | Nuevo, podremos verlas en la ventana siguiente y seleccionarlas.

ERRORES: si tenemos problemas de barra de herramientas, si sospechamos o estamos concientes de tener virus macros, y -algunas veces- si tenemos algunos IPFs inexplicables, podemos tranquilamente borrar NORMAL.DOT y permitir que Word cree uno nueva apenas se abra. Y nuestro problema se soluciona (¿ahora entendemos por qué cuando alguien pide ayuda porque su teclado se ha vuelto irreverente y hace cosas extrañas en Word, le decimos que renombre NORMAL.DOT? Por supuesto, renombrarla no es la panacea para todo, y si tiene mensajes de falta de memoria, le aseguro que esto no le ayudará.

*.DIC: Estos son diccionarios donde se guardan las palabras que hayamos añadido en el transcurso de las correcciones ortográficas, y el predeterminado se llama PERSONAL.DIC (CUSTOM.DIC en la versión en Inglés). También debemos respaldar otros diccionarios creados por nosotros, que también tendrán esta extensión.

UBICACIÓN: \windows\Application Data\Microsoft\HerrCorr\ (Ojo, en la versión OFF97 se guarda en \windows\Application Data\Microsoft\Proof\).

ERRORES: Por razones que desconozco, todos los DIC no pueden exceder de 64Kb (unas 4000 palabras promedio), en teoría pueden ser más grandes, pero no podrán ser usados por Word, así que si tenemos un error de que no se puede añadir más palabras al diccionario personal, debemos confirmar si en verdad rebasó el límite (para crear otro diccionario) o si no ha rebasado el límite de tamaño, es casi seguro que esté corrupto, y en ese caso, se debe abrir y pegar su contenido al Portapapeles, cerrar, renombrarlo (personal.old) y crear un nuevo PERSONAL.DIC pegando el contenido del Portapapeles y guardándolo. Por cuestiones de eficiencia, si añadimos muchos términos al diccionario, pues es mejor repartir y tener varios diccionarios adicionales (por ejemplo, yo tengo grafico.dic, agricultura.dic, informatica.dic) afortunadamente Word revisa la ortografía tomando en cuenta también dichos DIC adicionales.

*.ACL: Curiosamente sólo las entradas de texto sin formatear en Autocorrección se guardan en un archivo con esta extensión, pero, cuidado, únicamente es aquel que tiene el nombre de usuario de Windows, por ejemplo, en mi caso se llama pmueckay.acl

UBICACIÓN: \windows\.

ERRORES: Si no nos permite agregar entradas en Autocorrección, si han desaparecido las entradas que hemos realizado o tenemos IPFs al usar la Autocorrección, puede ser que este archivo esté corrupto, así que hay que renombrar y crear nuevas entradas desde Word para crear automáticamente otro archivo ACL. Lo siento, pero aquí se pierden todas las entradas previas :-(

Nota Tip:

¿Y por qué nos líamos con tantas ubicaciones diferentes para cada archivo a respaldar? ¿No sería mejor un solo sitio pa'todo?

Voy a decir lo que yo hago: en una partición tengo todos los datos y todos estos archivos en la carpeta K:\Datos\PILI\Sistema\OfficeSettings\ Y estando en Word, voy al menú Herramientas | Opciones | <solapa Ubicación de Archivos> y pongo esta ruta de mi carpeta a "Plantillas Personales".

Así mismo, en esa misma carpeta tengo todos mis diccionarios personalizados *.DIC y simplemente cambio la ruta en el menú Herramientas | Opciones | <solapa Ortografía y Gramática>, clic en Diccionarios | Agregar.

Respecto al archivo ACL, lo siento, aún no descubro cómo configurarlo.

OUTLOOK:

*.PST: En este archivo se guarda toda la información de las Carpetas personales, es decir de Contactos, Calendario, Tareas, Citas, y demás carpetas que hayamos creado (cualquier avezado en Office las llama "carpetas MAPI") Predeterminadamente se llama OUTLOOK.PST, a menos que expresamente hayamos guardado con otro nombre.

UBICACIÓN: \windows\Application Data\Microsoft\Outlook. (En OL97/98 se guardaba en \Windows\). Una acotación: éste es el único archivo al que se le puede redireccionar su ubicación, simplemente cambiamos su sitio y la próxima vez que abramos OL, éste se quejará y podremos decirle la nueva ubicación. ¿Por qué cambiar de sitio? Pues algunos tenemos la "sana costumbre" de guardar archivos vitales y de información en un solo sitio, incluso para ser utilizados por varios Windows (hay gente rara que tiene varios Windows en una misma PC -y yo me incluyo)

ERRORES: El archivo PST se puede corromper fácilmente cuando se sale mal de OL, o debido al normal uso de añadir y eliminar elementos pero no hemos tenido la sana costumbre de compactar periódicamente las carpetas personales (hay que hacerlo abriendo "Outlook para Hoy", haciendo clic derecho en su ícono en la Barra de Outlook, seleccionar Propiedades, en la solapa "General" hacer clic en "Avanzadas", es muy posible que haya que compactar más de dos veces, es que el PST "no se deja" a la primera y es un poco terco :-). Pero también si nos da problemas al abrir OL, puede ser que necesitemos aplicar la Utilidad de corrección de la Bandeja de Entrada, para esto debemos buscar el archivo SCANPST.EXE e indicarle la ubicación de nuestro archivo PST para que lo corrija.

*.RTF: Se guardan las autofirmas que hayamos configurado y tienen el nombre que le hayamos dado a la firma. Por ejemplo, yo tengo Betatester.rtf, Pili.rtf, Pilar Mueckay.rtf

UBICACIÓN: \Windows\Application Data\Microsoft\Signatures\

ERRORES: No conozco de algún error en este tipo de archivo, si saben de uno, por favor, cuéntenmelo.
*.RWZ: En este archivo se guardan todas las reglas que hayamos creado con el Asistente de Reglas, y suele tomar el nombre del perfil de OL, (atención que no he dicho perfil de usuario de Windows). Si estamos en modo IMO seguramente se llamará "Microsoft Outlook Internet Settings.RWZ" -vaya nombrecito- Y si estamos en modo CW, seguramente será el nombre del perfil que hayamos definido para OL. Es curioso -y suerte para nosotros los mortales usuarios- que en el mismo OL2000 se pueda importar y exportar este archivo. ¿Por qué no habrá esta opción para los demás archivos? La pregunta del millón.

(Si no sabe lo que es IMO/CW, siga leyendo, de lo contrario obvie este párrafo y continúe con el siguiente párrafo, graciasssss). Desde OL98, se puede trabajar en dos modos según el tipo de conexión a internet que se tenga (en realidad hay un tercero que es para quien no tiene conexión con internet pero dudo que sea este su caso pues si me está leyendo es seguro que sí tiene acceso a internet ¿no?) Decía, entonces, que estos dos modos significan: IMO (Internet mail Only) y CW (Corporate or Workgroup), o mejor dicho en "cristiano romance" en un lado los que tenemos una conexión a internet a través de un módem, y los otros que se conectan a través de una red (domésticos vs corporativos, no es mi culpa que el mundo se divida así ahora, pues). Esto se puede chequear si vamos a OL y en el menú Ayuda, seleccionamos "Acerca de Microsoft Outlook" y vemos qué dice en la segunda línea. Otra forma de saberlo es ver qué dice si vamos al menú Herramientas ¿dice Cuentas (IMO) o dice Servicios (CW)? Sí, ya sé que esto lo tengo prometido desde hace tiempo, ¿para el próximo año? va el artículo entre ventajas y desventajas de estos dos modos...

UBICACIÓN: \windows\Application Data\Microsoft\Outlook\

ERRORES: Si las reglas comienzan a actuar en forma extraña, lo siento, se ha corrompido este archivo, y hay que renombrarlo para que OL cree uno nuevo.

*.FAV: En este archivo, que suele tomar el mismo nombre que el de RWZ, se guarda la configuración de la Barra de Outlook (otra vez, atención si se ha dormido leyendo a estas alturas este artículo, pues no me refiero a las barras de herramientas y del menú si no a la Barra de Outlook, la barra vertical a su izquierda). Y para los avezados en Office que me leen es lo que se conoce como Outlook.NavigatorBarFile (Ugh!)

UBICACIÓN: \Windows\Application Data\Microsoft\Outlook\.

ERRORES: Si tenemos problemas de que no muestra las carpetas quizá se deba a que este archivo esté corrupto (verán, es que estos archivos de los que hablamos tiene madera susceptible de corromperse como los políticos), entonces hay que renombrarlo para que OL luego cree uno nuevo (si así fuera de fácil con los políticos... los renombramos y ya'tá!).

*.DAT:

En el archivo VIEWS.DAT se guarda toda las vistas que hayamos personalizado.

UBICACIÓN: \Windows\Application Data\Microsoft\Outlook\

ERRORES: Igual, si tenemos problemas con alguna vista, este archivo tal vez se ha corrompido, así que hay que... ¿adivine?.... sí, acertooooó... hay que renombrarlo, y OL creará uno nuevo cuando personalicemos las vistas. El mismo remedio funciona si tenemos algún IPF al abrir una carpeta de los archivos del sistema.

En el archivo OUTCMD.DAT se guarda la información de los menús y de las barras de herramientas.

UBICACIÓN: \Windows\Application Data\Microsoft\Outlook\.

ERRORES: Igual, si tenemos problemas con las barras y los menús, por ejemplo, no funciona el botón pero sí su respectivo comando, debemos -ídem- renombrar este archivo para que OL cree uno nuevo.

OUTLPRNT.: Pues tendrán que disculparme ya que este archivo, a diferencia de los demás archivos de los que hemos estado hablando hasta ahora, éste NO tiene extensión. Guarda todos los estilos de impresión que hayamos particularizado en OL.

UBICACIÓN: \Windows\Application Data\Microsoft Office\Outlook\

ERRORES: No he visto ni oído. Pero siempre hay una primera vez :-)

Nota Tip:

Se puede configurar para que OL busque en un solo sitio los archivos views.dat, outlprnt, *.rtf y *.fav. Debemos editar el registro. Para esto debemos definir el sitio, por ejemplo, yo tengo definido la carpeta k:\datos\pili\sistema\officesettings\ para guardar ahí todos estos archivos. Es muy importante que en el valor de la cadena, añadamos el back slash [\] al final.

Y he *añadido* las siguientes claves en las ramas del Registro

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Outlook\Office Explorer

Nombre: Favorites

Valor: k:\datos\pili\sistema\officesettings\

Nombre: Views

Valor: k:\datos\pili\sistema\officesettings\

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Outlook\Printing

Nombre: Printing Setting File

Valor: k:\datos\pili\sistema\officesettings\

Desafortunadamente, como se habrán dado cuenta, el único archivo que aún no sé cómo determinar su ruta es el de las configuraciones de las barras de herramientas y menú Outcmd.dat. Si alguien lo descubre, pues enhorabuena.

*.OSS: Se guardan las búsquedas avanzadas en las carpetas del sistema (también podemos guardar búsquedas de las carpetas MAPI). Abrimos una carpeta, por ejemplo Mi PC, ejecutamos CTRL+MAYÚS+F, determinamos los criterios de búsqueda (qué, dónde, cuál). Y si queremos guardar una búsqueda que implique a las carpetas MAPI, pues abrimos la búsqueda avanzada estando en una de ellas, o bien desplegamos la lista de opciones en Buscar, y seleccionamos la carpeta MAPI seleccionada.

UBICACIÓN: La que hayamos definido a la hora de guardar la búsqueda. Se abrirá en la carpeta de "Mis Documentos", pero para estandarizar, es mejor que guardemos este tipo de archivo en la misma carpeta k:\datos\pili\sistema\officesettings\

ERRORES: Ninguno que yo conozca.

Nota: Existen*.OAB y *.OST, donde se guarda la información de la libreta de dirección fuera de línea y carpetas MAPI fuera de línea, respectivamente. Ambos sólo se dan en modo OL2000 modo CW y usando Exchange Server. Pero hasta ahora no he podido practicar en ello pues no tengo ES, así que se las debo :-)

EXCEL:

*.XLT: Las plantillas tienen esta extensión y en realidad son libros especiales usados como modelos para crear otros libros. Debemos buscar aquellos que especialmente hayamos creado, pues XL no trae ninguna plantilla predeterminada, a diferencia de WD.

UBICACIÓN: \Windows\Application Data\Microsoft\Outlook\. Es mejor guardarlas siempre en esta ubicación, para que cuando seleccionemos desde menú Archivo | Nuevo, nos muestre en la ventana todas las plantillas que hayamos creado.

ERRORES: Si se ha corrompido o ha sido afectada por un virus macro, no hay más que borrarla. Cielos, no. Lo siento, aquí no vale renombrarla.

*.XLB: En este archivo se guarda la configuración de las barras de herramientas de la aplicación. Suele llamarse EXCEL.XLB

UBICACIÓN: \Windows\Application Data\Microsoft\Excel\

ERRORES: No conozco de algún error con este tipo de archivo, pero si tenemos problemas con las barras de herramientas de XL, pues deduzco que renombrando, la aplicación creará un nuevo archivo.

*.XLA: Macros y complementos (Add-in)

Estrictamente son programas que proporcionan comandos y funciones opcionales a Excel. En general, al instalarse la suite, algunos de estos complementos se instalan para instalarse propiamente la primera vez que se los usa, por ejemplo Query, Solver. Como se puede apreciar, estos no se deben respaldar pues están en el CD-Rom de Off2000. Sólo quiero llamar la atención que si se añade alguna aplicación utilitaria para Excel (correcciones del Y2K, etc) que abundan en la web o que nos han hecho llegar, debemos estar concientes de que hay que respaldar dichos XLA.

UBICACIÓN: \Windows\Application Data\Microsoft\Complementos\

ERRORES: En realidad sólo habría problemas cuando hemos hecho alguna actualización de OFF2000 sobre OFF97 que "arrastre" algunos complementos que no son compatibles con la nueva versión. En estos casos, se puede desactivar el complemento seleccionando Herramientas | Complementos.

Bueno, aquí en EXCEL no hay mucho de qué hablar pues todo se guarda en el libro propiamente.

Nota Tip:

En XL97 se podía configurar a través del Registro que el archivo XLB se grabe en una ruta específica, pero no he podido lograrlo con XL2000. Había que agregar una cadena en la siguiente clave:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Excel

Nombre: CmdBarFile

Valor: K:\Datos\PILI\Set21\Sistema\OfficeSettings\

En todo caso, XL2000 tiene la ventaja de que estando en la aplicación, podemos "importar" cualquier archivo XLB, simplemente abriéndolo. La aplicación incorporará todas las configuraciones de herramientas y menú.

ACCESS

Pues no hay mucho dónde escoger pues casi todo se guarda en la base de datos.

*.MDA: Son los complementos (Add-in) que hayamos añadido y de autoría propia o ajena, y que por supuesto no vengan incluidos con ACC2000.

UBICACIÓN: \Windows\Application Data\Microsoft\Complementos

ERRORES: Cualquiera que hubiere con algún complemento se arregla desinstalándolo en Herramientas | Opciones | Administrador de Complementos.

POWERPOINT

*.POT: Son las plantillas de la aplicación. En PPT97 se crea automáticamente una plantilla predeterminada conocida como "Presentación en blanco.POT" y si se corrompía, se la renombraba y se volvía a crear guardando, pero en PPT2000 ya no se crea automáticamente, para preservar que siempre la aplicación se abra con ciertas básicas configuraciones. Pero también podemos crear manualmente una "Presentación en blanco.POT" y cumplirá la misma función. En todo caso, cualquier otra plantilla que particularicemos debemos sacarle respaldo.

UBICACIÓN: \windows\Application data\Microsoft\Plantillas\

*.PCB: Aquí se guarda la configuración de la barra de herramientas y menú. Y se llama PPT.PCB.

UBICACIÓN: \Windows\Application data\Microsoft\PowerPoint\

ERRORES: Si tenemos problemas con las barra de herramientas y menú, podemos renombrar el archivo PPT.PCB, que volverá a crearse cuando volvamos a abrir la aplicación, cambiemos la configuración de las barras, guardemos y salgamos.

*.PPA: Son los complementos (Add-ins) que le añaden nuevas características a PPT2000.

UBICACIÓN: \Windows\Application Data\Microsoft\Complementos\

ERRORES: Según sé, sólo aquellos relacionados con complementos ya instalados para la versión anterior (PPT97) y que podrían no ser compatibles con PPT2000. En este caso simplemente los desinstalamos desde Herramientas | Complementos.

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Si han continuado leyendo hasta aquí, algún "avispado" ya habrá deducido que si a este artículo le llamo "Modo Largo", pues existe el "Modo Corto", obviamente :-)) ¿Con un archivo BAT?, pues no. ¿tiene algo que ver con que la gran mayoría de los archivos que hemos mencionado se encuentra en la carpeta \Windows\Application Data\...? Pues más o menos. Para eso está el siguiente capítulo, digo, el siguiente artículo. Juro que no será tan largo como éste!