Configuración de Fax en Outlook 2000

Por Pilar Mueckay

Como todos conocemos, Outlook puede funcionar de dos modos según la conexión de correo que tengamos y/o deseemos.

1) IMO, por sus siglas en inglés "Internet Mail Only, y que en español es "Sólo Correo de Internet";
2) CW, por "Corporate or Workgroup", (Organización o Grupos de Trabajo).

Por esto, Outlook como tal, ofrece dos formas distintas de servicio de Fax:

a) Symantec Winfax SE, y

b) MS Fax. Veamos.

1) ===== IMO En este modo sólo funciona el Symantec WinFax SE (SFSE), versión 2, que viene con Outlook 2000. En lo que llamaríamos una instalación típica, el SFSE no se instala sino hasta cuando lo usemos por primera vez, esto es, en el menú de Outlook 2000 veremos la opción para crear Nuevo Fax y el ayudante nos advertirá que no está instalado el SFSE, y nos permitirá instalarlo en ese momento

A continuación, veremos el "Asistente de WinFax" que nos pedirá información. Mi consejo aquí es aceptar como predeterminado *todo* lo que sugiere el Asistente, no hacer cambios, por favor, no hacerlos aquí, reiniciar el sistema (vuelvo a insistir, luego de instalar SFSE hay que reiniciar el sistema) y cruzar los dedos.

¿Por qué? Porque no siempre se configura correctamente el módem en la primera ocasión y hay que volverlo a hacer manualmente. Sí, manualmente. Bueno, no se le puede pedir mucho a un componente tan limitado de servicio de Fax.

Vamos a suponer que "los dioses existen" y que el SFSE configuró perfectamente nuestro módem. 1.1. Entonces, para enviar un fax :
a) Desde Outlook: vamos al menú Acciones, Nuevo Fax y de nuestra carpeta de Contactos seleccionamos el nombre del destinatario (previamente hemos añadido su número de fax) , escribimos algunas palabras en Asunto y redactamos el texto de nuestro fax; luego, hacemos clic en Enviar y listo. Y si el número de fax no consta en nuestra carpeta de Contactos, entonces debemos ingresar en "Para" lo siguiente fax@555555

Nota: Si necesitamos marcar un número antes para pedir línea, entonces ingresamos ese número seguido de una "w" de "Wait" pues esto indica que debe esperar tono antes de marcar, así: fax@0w555555

b) Desde cualquier aplicación: (Outlook *debe* estar abierto) vamos al menú Archivo | Imprimir y seleccionamos como "impresora" a Symantec WinFax Starter Edition y listo. También saldrá una ventana en forma de correo electrónico ("no problem") y volvemos a proceder como en el punto a) Nota: WinFax SE no funciona en el caso especial de WD2000, en el menú Archivo | Enviar a | Recipiente de Fax.

1.2. Y para recibir fax, pues no hay mucho que hacer, la aplicación se encarga de realizarnos por nosotros, cuando previamente hemos definido la recepción: o automática (y a cuántos timbres responder) o manual. Pero quiero ser clara: cualquier opción que escojamos aquí será la única, no hay opción de escoger entre las dos cuando estemos con una llamada entrando y nos piden tono de fax. A lo mucho podemos añadir un icono de recibir Fax manualmente y colocarlo en la barra de Herramientas de OL2000. Todos los archivos que se reciben se guardan con la extensión FXO y sólo pueden abrirse con Quick Fax Viewer, pero por alguna extraña razón depende también del Quick View que viene con Windows.

1.3 ¿Y qué pasa si no nos funciona? Primero, debemos asegurarnos de que realmente no funciones, pues quiero advertir que SFSE se demoooooooooora en cargarse: al abrir el OL2000 hay que esperar de 50 a 180 segundos (sí, no leyeron mal). Si queremos que se cargue más rápido, pues basta seleccionar del menú Herramientas | Opciones (sí, no leyeron mal otra vez). Y si después de eso no sigue funcionando, pues hay ciertas cosas que debemos chequear:

a) ¿instalamos la función Symantec Winfax Starter Edition en la Instalación de la suite?,

b) ¿nos aparece la solapa "Fax" en el menú Herramientas | Opciones?;

c) ¿la extensión de SFSE esté activada en Herramientas | Opciones | Opciones Avanzadas | Administrador de Complementos?;


d) ¿aparece SFSE como una impresora más en Inicio | Configuración | Impresoras?;

e) ¿están cargados dos archivos "OLFAX Mod... bla-bla" y Wfxmsvr (podemos verlos en el Programador de Tareas (Ctrl+Alt+Del);

f) ¿estamos seguros que nuestro fax funciona o qué está prendido (si fuese externo)?;

g) ¿hemos vuelto a reconfigurar el módem en SFSE, ejecutando manualmente olfsetup.exe?,

h) ¿seguro que ese contacto tiene un número de fax ingresado en su ficha?,

i) ¿tenemos los últimos drivers para nuestro módem?,

j) ¿intentamos conectarnos a Internet antes de que se terminara de cargar SFSE?,

k) ¿no imprime el fax? ¿qué impresora tenemos?,

l) ¿puedo recibir faxes pero cuando quiero enviar sólo da error 0x800ccc19? (bienvenido al club) puede ser que el módem no se haya configurado bien y hay que reconfigurarlo haciendo clic en Herramientas | Opciones | Fax | Módem y sosteniendo la techa MAYÚS hacemos clic en Propiedades del módem;

m) ¿acaso hemos elegido no usar una página de portada para nuestro fax (aunque parezca mentira, SFSE no funciona sin una página de portada)?

n) ¿le pusimos una vela al santo Symantec? Y si nada de esto funciona, ya saben: preguntar a este foro de OFF2000 (msnews.microsoft.com).

Opinión:
Si definitivamente no nos va esta versión "muy muy muy" lite de Winfax, pues podemos usar otras aplicaciones de servicio de fax personal con sus pros y sus contras, como todo en la vida.

Tenemos Bitware (que puede funcionar con Exchange o OL98 (IMO) y OL20000 (IMO); RapidComm, de 3com; WinFax Pro (mínimo debe ser versión 9 para OL2000), de Symantec, que es la versión completa pues se puede programar los envíos de fax, enviar a grupos, editar nuevas cubiertas de fax (bueno, existe un rodeo para usar otras cubiertas de fax con SFSE, pero es un rodeo), vista previa de los faxes, combinar correspondencia para fax con Word, escanear para faxear, en resumen, cosas que *no* hace SFSE, ¡ah! además funciona con Exchange o OL98 (IMO) y OL2000 (IMO) (en un tiempo había una actualización que se podía adquirir desde Symantec para quienes tuviesen WinFax Lite, y "Aunque Usted No Lo Crea", el SFSE no tiene soporte de Symantec, hay que mirar en el MSKB y punto (¿ya entienden por qué a algunos no nos funciona?) pero no sé si todavía esta actualización esté disponible; algo que me estaba olvidando, especialmente para usuarios como nosotros con OL2000 recomiendo si se puede, mejor actualizarse a WinFax PRO 9.03, no tanto por problemas sino por inconvenientes menores. Y está el TalkWorks (que es WinFax Pro más Voice).

Mitos:

a) Si cambio la configuración de la cuenta SFSE puedo arreglar mi problema. Mentira: parece brujería pero si se cambia, volverá a su configuración original, o lo que es peor, puede no funcionar el SFSE;

b) No me funciona SFSE porque no parece un fax sino un correo que se está enviando, y da la impresión de que quiere enviarlo por Internet. Mentira: Aunque parezca broma, "parece" un msj. de correo pero es un fax, eso sí, debemos asegurarnos que estemos usando la cuenta de SFSE y no la cuenta de correo (para esto no debemos tener problema pues la versión SFSE en OL2000 automáticamente pone la cuenta de SFSE, cosa que no era así con OL98 y había que hacerlo manualmente);

c) No funciona porque está configurada la cuenta para LAN y no para el módem. Mentira: *Debe* estar en LAN;

d) Le cambié los servidores POP y SMTP a ver si funciona. Mentira: déjelos como SFSE los configuró, ¿no fui clara al decir que no se debe cambiar la Cuenta de SFSE?

e) Si estoy usando la línea para Internet, perderé mi fax. Mentira: la aplicación esperará a que terminé su conexión a Internet, libere el módem para enviar luego el fax,

f) Mi WinFax SE no funciona pues no tengo un icono de fax en la bandeja inferior derecha de Windows: Mentira: sólo la versión completa de WinFax Pro instala ese icono,

g) No hay ningún msj. de confirmación de envío o de fax en progreso. Mentira: la única prueba que se tiene de que tuvo éxito el envío del fax es cuando el fax pasó a la Bandeja de Enviados, no más.

h) SFSE es mejor servicio fax que el viejo MS Fax. Mentira: Hasta el propio Microsoft recomienda usar SFSE sólo para faxes ocasionales, o sea, por cada año bisiesto...

2) ==== CW
En este modo sólo funciona el conocido y viejo Microsoft Fax; conocido más en el bajo mundo como AWFAX.EXE; viejo porque no ha tenido mayores cambios desde que salió con Windows 95, de hecho es por eso es que se lo puede encontrar en los CD-ROM de Windows 98 en una carpetita llamada "oldwin95". Microsoft ya no soporta esta aplicación así que debemos arreglárnoslas solos, pero en su limitación funciona, vaya si funciona!!!!

ADVERTENCIA: Por favor, si tenemos una sola PC no instalar WMS.exe que viene también en el CD-ROM de Win98, puesto que estamos partiendo de que ya tenemos un cliente MAPI que es Outlook 2000. Instalar Wms.exe sólo se justifica si tenemos una red y vamos a utilizar la Oficina de Correo de MS Mail, si éste no es nuestro caso, instalar WMS.EXE sólo crea problemas. Además, propiamente OL2000 no busca las tradicionales librerías de MAPI en \windows\system\ para evitar conflictos.

En principio no hay problema en instalar MS Fax antes o después de Outlook 2000. Pero quizá si lo instalamos después de Outlook 2000, debamos correr la utilería de IE5 (fixmapi.exe) Espero haber sido clara al decir que para usar MS Fax es necesario que estemos en modo Corporativo. Supongamos que estamos en IMO y necesitamos cambiar el modo (ya escribiremos sobre estos modos con sus pros y contras), pues entonces

a) Cambiamos el modo desde Herramientas | Opciones | Correo | Reconfigurar soporte de Correo, y luego

b) Debemos asegurarnos que ninguno de los dos programas que se cargan de SFSE estén cargado, debemos finalizarlos con Ctrl+Alt+Del en el Programador de Tareas, después,

c) Cerramos OL2000,

d) Instalamos Awfax.exe: vamos al CD de W98 y hacemos clic en el archivo ejecutable y nos irá presentando algunas ventanas que debemos llenar con información. Cuando pida reiniciar el sistema, por favor, hacerlo, y finalmente,

e) Debemos ir a Herramientas | Servicios (¿se dan cuentan que en IMO era "Cuentas", ahora se llama "Servicios"?), y debemos agregar un servicio nuevo: "Microsoft Fax"; nos pedirá cerrar Outlook,

f) Asegurarnos de no tener ninguna aplicación abierta antes de abrir de nuevo Outlook, quizá nos diga ciertos msjs de corrección de aplicación (muy frecuente en personas que han actualizado sobre Outlook 97/98) y para ello debemos seguir las instrucciones que la Autoreparación de Outlook 2000 nos demande, y si esto falla, pues a preguntar en este foro.

g) Tendremos un icono de Fax en la Barra donde tenemos el reloj de Windows cada vez que Outlook 2000 esté abierto.

2.1. Entonces, para enviar un fax desde cualquier aplicación: Vamos al menú Archivo | Imprimir y seleccionamos la impresora "Microsoft Fax". Así de fácil.

2.2 Y para recibir pues podemos configurarlo para que sea automático (después de equis número de timbres), para que sea manual o para que no conteste nunca.

2.3 Los problemas más conocidos de MS Fax son: a) de repente el fax al imprimir sólo da hojas en blanco: miremos si usamos una impresora con puerto USB o si acabamos de instalar W98 SE; b)

Existen otras opciones a configurarse en "Propiedades del módem" que dependerá de nuestras necesidades.

NOTA: Tanto SFSE como MS Fax no pueden coexistir, o se instala el uno o se instala el otro; no así con las otras aplicaciones de servicio de fax como WinFax Pro, TalkWorks, Bitware.

Mitos: a) el nombre y el número de fax no aparece en los faxes que enviamos. Mentira: esta opción no ha sido soportada nunca por MS Fax.... No hay muchos mitos con Awfax :-)

Opinión: Personalmente, me gusta este servicio pues tiene una opción valiosa para quien tiene una línea telefónica que usa tanto para teléfono como para fax, muy normal por estos lares tercermundistas; pero que los señores de Symantec desprecian, y rechazan por ello añadirlo a sus aplicaciones de fax: recibir fax MANUALMENTE. ¿Qué pasa si alguien nos llama y nos dice "Oye, te comunico que ya te hice el depósito, viajo mañana y dame tono de fax"....? ¡Wakale! Esto no es posible ni con WinFax Pro ni con TalkWorks, ni con SFSE. Pero es posible "dar tono" manualmente con MS Fax (y de paso les informo que también se puede con Bitware y RapidComm).

© Pilar Mueckay 1999-2000