Compartir Microsoft Outlook en red (sin Exchange Server)

Por Sve & Julian

Es una consulta muy frecuente que hacen los administradores de redes pequeñas o los usuarios de redes domésticas: ¿cómo podemos compartir nuestras tareas, calendario y otra información entre las máquinas de nuestro grupo de trabajo si no disponemos de Exchange Server?

Para eso podemos usar las carpetas de red que incorporan Outlook 98 y Outlook 2000, sólo estas versiones de Outlook, lo siento, con Outlook 97 no lo podemos hacer. tampoco es posible con ninguna de las versiones de Outlook Express.

Además de tener instaladas las carpetas de red necesitamos que todas las máquinas de nuestro grupo de trabajo tengan configurado algún transporte de correo: puede ser el habitual correo de Internet si todas tienen acceso a Internet y sus usuarios tienen configuradas sus cuentas de correo electrónico con algún ISP o, si no disponemos acceso a Internet en todas las máquinas, tenemos que configurar una oficina de correo de MS Mail para que nos sirva de transporte de datos.

Si tenemos Outlook 97 podremos usar la oficina de correo pero no tendremos acceso a las carpetas de red.

Y si solo tenemos Outlook Express, no podremos hacer nada de esto: Outlook Express trabaja con una MAPI "simplificada" ("Simple MAPI" en inglés) que no soporta ninguno de estos servicios.

Vamos a ver primero esto de MS Mail porque hasta que no lo configuremos no podremos hacer nada con las carpetas de red.

Instalación y configuración de Oficina de Correo de MS Mail.

Revisemos primeros nuestras máquinas: si tenemos en nuestro grupo de trabajo un PC con Windows 95 o NT 4, miraremos en el Panel de control para ver si tiene un icono de Oficina de correo de MS Mail. Si encontramos una, perfecto, podemos usar esta máquina como el servidor y así nos evitamos la instalación de MS Mail.

Si no lo encontramos, habrá que instalarlo, la instalación es distinta para cada sistema operativo. Solo necesitamos instalarla en una sola máquina.

1. Windows 95 - instalar Microsoft Exchange que en W95 es un componente adicional del sistema operativo, es decir, hay que ir a Panel de Control/Agregar programas/Instalación de Windows y seleccionar el Exchange de la lista.

2. Windows 98: Ya no es el componente de Windows pero está escondido en el CD de Windows 98 en

\tools\OLDWIN95\MESSAGE

Buscamos el fichero WMS.EXE y lo ejecutamos. La instalación de este programa trae unos efectos secundarios: después de instalarlo podrás encontrarte con la desagradable sorpresa de que Outlook ya no funciona del todo bien y en vez de Outlook se abre la bandeja de entrada del viejo cliente de Windows Messaging. Esto se debe a que junto con la oficina de correo se instala el Exchange, el que venía en Windows 95 y que no es otra cosa que el "abuelo" de Outlook. Por ser el ancestro de Outlook instala sus funciones y librerías y sobrescribe las versiones más nuevas que traía Outlook. Pero lo podemos reparar si reinstalamos Outlook en esta máquina.

3.Windows NT 4: El mismo caso que Windows 95, forma parte de los componentes adicionales de Windows que se agregan desde Panel de Control.

4.Windows 2000. No lo trae. Se puede instalar WMS.EXE del CD de Windows 98 pero no puedo asegurar de que no tenga algún efecto secundario.

(P.D: Después de que publicamos este artículo Microsoft publicó la solución para Windows 2000 en

http://support.microsoft.com/?kbid=258211

En este artículo Microsoft indica cómo extraer los archivos de la Oficina de Correos desde un CD de NT 4. También podemos obtener estos archivos desde una máquina de Windows 98 con la oficina instalada.)

5.Windows ME (Millennium Edition). Tampoco lo trae. Realicé pruebas en la Beta 3 con el WMS.EXE de Windows 98. Efecto secundario: después de instalarlo Outlook 2000 se quejó. La solución  que me sirvió era renombrar la MAPI32.DLL y ejecutar después FIXMAPI.EXE. Ambos archivos están en la carpeta Windows\System. Éste era el único problema que observé. No hizo falta reinstalar Outlook como tuve que hacerlo en Windows 98 y Windows  2000. Windows ME trae su propia protección de archivos importantes (SFP) que impidió que el icono de Outlook en el escritorio sea reemplazado por el de WMS.

Una vez terminada la instalación ya podemos administrar la Oficina de correo. Al pulsar el icono de la Oficina en el Panel de control nos preguntará si queremos crear una nueva Oficina o administrar una existente. Primero vamos a crear una. No es necesario que esté en la misma máquina, podemos indicarle que crea una Oficina en cualquier máquina de nuestro grupo de trabajo.

Ahora podemos crear buzones para cada usuario de nuestra red. No nos olvidemos de configurar la carpeta de Oficina de correo como el recurso compartido para que todos sus usuarios puedan acceder a sus buzones.

Instalación y configuración de las Carpetas de red de Outlook

Para que nos funcione MS Mail Outlook debe instalarse con la opción de "Organizaciones o grupos de trabajo" (CW), si lo instalamos como "Solo correo de Internet" (IMO) tenemos que reconfigurarlo a CW. Para saber cómo lo tienes, abre el menú "Ayuda" de Outlook y pulsa "Acerca de Microsoft Outlook".

Si vemos que ahí dice "Solo correo de Internet", hacemos lo siguiente: 

1. Si tenemos Outlook 2000: abrimos "Herramientas/Opciones", la pestaña "Entrega de Correo" y después pulsamos el botón "Reconfigurar compatibilidad de correo". Outlook se cerrará después de un aviso. Tendremos que volver a abrirlo y tener a la mano el CD original de instalación ya que Outlook lo pedirá.

2. Si tenemos Outlook 98: ejecutamos la instalación de Outlook, seleccionamos "Agregar un componente" y después seleccionamos "Correo para organizaciones y grupos de trabajo".

Terminada la instalación, abrimos el menú "Herramientas/Servicios". Pulsamos el botón "Agregar" y seleccionamos "Microsoft Mail". En la ventana que se abrirá indicamos la ruta hacia la máquina y la carpeta donde está instalada la oficina de correo, por ejemplo, \\Nombre del PC\C\Correo\wgpo0001\

En la pestaña "Inicio de sesión" ponemos el nombre del usuario y la contraseña que configuramos para este usuario cuando instalamos la oficina.
por ejemplo: "Nombre del buzón" - "Pepe", contraseña "abcdddd".

Pulsamos "Aceptar".

Hacemos lo mismo en todos los equipos.

Ahora ya podemos enviar mensajes entre los equipos y además crear carpetas compartidas que serán visibles para todos los usuarios.
Para enviar un mensaje a otra máquina procedemos igual como hacemos para enviar coreo por Internet: abrimos un nuevo mensaje y en el campo "Para" ponemos el nombre del buzón, por ejemplo "Pepe" y ya está, este usuario recibirá este mensaje. O, si en el mensaje pulsamos el botón "Para" veremos que ahora tenemos dos listas de direcciones: "Contactos" que es la lista de direcciones de Internet y "Lista de direcciones de Oficina de Correos" donde solo aparecen los nombres de los buzones que creamos.

Ahora veamos lo último: compartir las carpetas de Outlook. Para eso Outlook debe tener instaladas las carpetas de red, para saber si están ya instaladas, abrimos el menú "Archivo" de Outlook y miramos si nos aparece la opción "Compartir". Si no la vemos, ejecutamos la instalación de Outlook (o del Office 2000 si Outlook nos vino con el Office) seleccionamos "Agregar un componente" y después "Carpetas de red" ("Net Folders" si tienen Outlook en inglés) de la lista. Hay que instalarlas en todos los equipos que van a compartir la información.
Después de esto ya nos debe aparecer "Compartir" en el menú "Archivo" de Outlook.

Ahora, vamos al equipo que va a compartir su información, supongamos que va a compartir los Contactos. Desde "Archivo/Compartir" de Outlook de este equipo seleccionamos "Contactos".
Se abrirá un asistente. Ingresas el nombre de los usuarios que compartirán esta carpeta (los seleccionas de la lista de la oficina de Correos) y determinas los permisos, si este usuario solo podrá leer la información o hacer algo más. Finalizamos el asistente y automáticamente Outlook enviará las invitaciones a otros usuarios.
Ellos tendrán que aceptar o rechazar la invitación. 
Después de esto en su Outlook será creada la carpeta para los contactos compartidos y automáticamente recibirán su contenido y después las actualizaciones.
Estas actualizaciones caerán primero en la bandeja de entrada y enseguida se procesarán y desaparecerán desde la bandeja. No debemos tocarlas ni abrirlas pero si vemos que una de estas actualizaciones se quedó y pasa el tiempo (unos 10 min.) y no se procesa, podemos intentar a abrirla. Entonces Outlook nos dirá que "se supone" que no debemos abrirla y tratará de procesarla. Cuando llegue el primer envío de los contactos compartidos es posible que no aparezcan enseguida en su respectiva carpeta, hay que esperar un poco o tal vez cerrar y volver a abrir el Outlook.
Esto funciona igual para todas las carpetas de Outlook, se puede compartir todo, excepto la Bandeja de Entrada y la Bandeja de Salida.

Si queremos compartir también el correo de Internet entrante podemos hacer esto: crear una nueva carpeta en Outlook y crear una regla para que todo correo de Internet vaya a esta carpeta (o movemos los mensajes que queremos compartir manualmente a esta carpeta) y compartimos esta nueva carpeta.

Y esto es todo.

Suerte!

Sve & Julian