Tutorial de Outlook 2000

Introducción: Outlook, Outlook Express, CW, IMO y otras cosas que debemos saber para aclarar conceptos...

El propósito de este curso será en primer lugar a ayudar a los nuevos usuarios de Outlook 2000, sobre todo a aquellos que lo recibieron junto al paquete de Office 2000 y no se atreven a utilizarlo porque no saben por dónde comenzar, no saben si merece la pena de cambiarse de Outlook Express a Outlook, ni qué ventajas o desventajas representa una opción frente a la otra. Por eso, en las primeras entregas nos ocuparemos de lo básico para los nuevos usuarios y a continuación proseguiremos con materiales del nivel intermedio y avanzado como por ejemplo el diseño de formularios, programación y el Exchange Server.

Si bien este curso estará centrado en Outlook 2000, si eres usuario de Outlook 97 o 98 podrás aprovechar muchas cosas de este curso también (aunque no todas, tendrás que comprobarlas).

Outlook vs. Outlook Express

En realidad se trata de dos programas diferentes, Outlook Express es una aplicación gratuita incluida con Internet Explorer 4 y superiores mientras que Outlook forma parte de la familia de Microsoft Office y como tal es un programa de pago, lo único que tienen en común es el nombre, son dos programas diferentes, creados por dos equipos de desarrollo diferentes y aunque verás, aparte del nombre, algunos detalles de la interfaz comunes a ambas aplicaciones, créame que lo que está más allá de estos detalles es completamente diferente para cada programa.

Te describiré en breve lo que se puede y no se puede hacer con cada uno de estos dos programas, esta lista te ayudará a decidirse por uno de los dos programas o tal vez se decida a utilizar ambos para sacar el mayor provecho de sus ventajas (es lo que hago yo y muchos de mis amigos y conocidos)

Servicio	Outlook Express	Microsoft Outlook
Correo electrónico de Internet (POP3)	Sí	Sí (Aunque para mi gusto Express lo maneja mejor)
Correo electrónico de Internet (Hotmail)	Sí (En sus versiones 5.0 y posteriores)	No
Grupos de noticias	Sí	No
Administración de contactos	Sí (en forma limitada a través de la Libreta de direcciones de Windows)	Sí (en forma mucho más avanzada)
Calendario	No	Sí
Agenda	No	Si
Redes y grupos de trabajo	No	Sí, a través de Carpetas de red, Microsoft Mai, Lotus ccMail y Exchange Server.
Almacenamiento de información consistente y fiable	Si bien existe una forma de crear respaldos de los datos, pocos son los usuarios que lo hacen y los archivos de almacenamiento de OE (los *.dbx) no son un medio muy estable ni confiable para guardar nuestros datos	Toda la información se guarda en un solo archivo con extensión *.pst o en el servidor (si trabajamos con Exchange Server). Es más estable que Outlook Express aunque de todas formas deberíamos siempre hacer respaldos de nuestros datos.
Desarrollo	Casi nulo, solo podemos acceder a los archivos de mensajes (*.dbx), en lo demás Outlook Express carece de una API bien documentada.	Dispone de muchos recursos para los desarrolladores a través de VBA y acceso a la MAPI Extendida.

Otras ventajas de Outlook: se puede usar como una interfaz completa de Windows y no solo podrás navegar por tu disco duro o por tu red local usando Outlook, podrás también navegar por Internet y guardar y organizar una gran cantidad de información de todo tipo.

Opciones de servicio: CW, IMO y Sin correo....

OK, supongamos que te decidiste por Outlook (o por ambos). Ahora tendríamos aclarar el tipo de instalación de Outlook que queremos: "Solo Internet" (IMO) u "Organizaciones y grupos de trabajo" (CW). Ambas instalaciones en sí parecen dos programas diferentes que ofrecen sus ventajas y desventajas tienes que definir cuál te conviene. Existe también la tercera opción: "Sin correo electrónico".

Ahora describiré en breve cada una de estas opciones:

a) IMO - escoge esta opción si solo estás utilizando Outlook para el correo de Internet, si no estás en una red, no utilizas MS Mail, Microsoft Fax, Exchange Server y no necesitas compartir tu información.

b) CW - si necesitas compartir OL en la red con MS Mail o Exchange selecciona esta opción. Permite también manejar el correo de Internet pero lo hace de una manera menos "agradable" que IMO.

c) Sin correo. Esta opción es para las personas que solo quieren usar Outlook como PIM (Personal Information Manager) y no para el correo electrónico.

Sí ya teníamos instalado Outlook 2000 ¿cómo sabemos la opción de servicio que tenemos instalada?

Para eso, abre el menú "Auyda" de Outlook 2000 y pulsa "Acerca de Microsoft Outlook".

Si te decidiste por una opción y después quieres cambiar a otra, siempre lo puedes hacer, no necesitas reinstalar Outlook para ello.

Para cambiar desde "Sin correo electrónico" a "Solo Internet":

Desde el menú "Herramientas /Cuentas" utilizamos el cuadro de diálogo "Cuentas de Internet" para configurar nuestra cuenta de correo.

Para cambiar de IMO a CW

Abrimos Herramientas/Opciones y desde la pestaña "Entrega de correo" pulsamos el botón "Reconfigurar la compatibilidad de correo".

Para cambiar de CW a IMO:

Abrimos Herramientas/Opciones y desde la pestaña "Servicios de correo" pulsamos el botón "Reconfigurar la compatibilidad de correo".

En la segunda entrega hablaremos sobre cómo debemos instalar Outlook según nuestra elección y configurar nuestras cuentas de correo y servicios básicos.

Ir a la segunda entrega