El problema de gráficos en la combinación de correspondencia en Word

Por Pilar Mueckay

SÍNTOMA:

Al insertar una base de datos en una combinación de correspondencia (Mail Merge) en Word, todos los campos se combinan excepto aquellos que contengan imágenes, saliendo el siguiente error en : “Valor binario largo o texto” (Long Binary or text value).

CAUSA

El formato binario largo usado para guardar imágenes en una base de datos NO es soportado en Word. Esto muy claramente se puede leer en el artículo “WD: Inserting Database in Word Document Does Not Retain Pictures”. Y esto se aplica a Word 6, Word 7, Word 97 y Word 2000.

PASOS PARA REPRODUCIR

Crear una base de datos con Access que incluya un campo tipo OLE al que se ha insertado objetos gráficos.

Abrir un documento nuevo de Word

Seleccionar del menú Herramientas | Combinar correspondencia

Seleccionar Crear el Documento Principal, y seleccionar el tipo de documento

Determinar si se va a usar la ventana activa o un nuevo documento para el documento principal

Seleccionar “Obtener Datos”

Seleccionar “Abrir origen de datos”

Asegurarse de que en “Tipo de Archivo” esté seleccionado “Base de Datos de MS Access”

Buscar la base de datos que creamos con Access

Seleccionar la tabla o la consulta que vamos a combinar

Seleccionar “Modificar Documento Principal”

Desde la “Barra de Combinar Correspondencia”, desplegamos “Insertar Campo de Combinación”

Seleccionamos los campos que queramos combinar, incluyendo el campo que contiene gráficos.

Seleccionamos de la “Barra de Combinar Correspondencia” el botón “Combinar...”

Seleccionamos “Combinar en Documento Nuevo” y clic en “Combinar”

Todos los campos se han combinado, pero el campo con los gráficos dice Valor binario largo o texto.

SOLUCIÓN

Cerrar Word e ir a la base de datos de Access, seleccionar la tabla o consulta que usamos para la combinación.

Desde Vista de Diseño, cambiamos el tipo de datos del campo que contiene los gráficos: De tipo Objeto OLE cambiamos a tipo TEXTO

Es importante y más efectivo tener todos los gráficos en un solo directorio.

Vamos al campo que contiene los gráficos y en cada registro debemos escribir el nombre del gráfico (puede ser de cualquier formato, siempre y cuando sea un filtro de gráfico que soporte Office (BMP, JPG, CDR, TIF...).

Guardamos y cerramos la base de datos.

Abrir el documento principal de Word para combinar

Eliminar el campo que contiene los gráficos

En su lugar, ir al menú y seleccionar Insertar | Campo | Categoría: Todos | Nombre de Campo: IncludePicture

Clic en Aceptar

Aparece el msj: ¡Error!: Nombre de archivo no especificado

Tipear Mayús+F9 para mostrar los códigos de campo, ahora aparece { INCLUDEPICTURE \* MERGEFORMAT }

Ubicar el cursor después de INCLUDEPICTURE y antes del backslash (lo siento, no sé cómo se dice en español :). ¡Justo en la mitad!

De la “Barra de Combinar Correspondencia”, seleccionar “Insertar Campo de Combinación”

Buscar el campo que contiene los gráficos, y seleccionarlo

Aparece el msj: ¡Error!: Nombre de archivo no especificado

Seleccionar todo con CTRL+E (CTRL.+A si nuestro Office es en inglés). Este paso es importante.

Tipear Mayús+F9 para mostrar los códigos de campo, ahora aparece { INCLUDEPICTURE {MERGEFIELD Logotipo \* MERGEFORMAT } (En este ejemplo mi campo de gráfico se llama “Logotipo”).

(Hasta aquí sólo combinaría el mismo gráfico para todos los registros, así que hacemos lo siguiente)

Volver a ubicar el cursor después de INCLUDEPICTURE.

Incluimos la ubicación de nuestro directorio que contiene los gráficos, con el detalle de que en vez de uno, usamos doble backslash para definir la ubicación virtualmente. Usamos comillas puesto que tipeamos rutas con nombres largos. Es muy importante cerrar las comillas y el corchete, respetar los espacios, y no poner espacios donde NO los hay, por ejemplo antes de “{MERGEFIELD”. Quedando de esta forma: { INCLUDEPICTURE “k:\\datos\\pili\\mis imágenes\\{MERGEFIELD LOGOTIPO \* MERGEFORMAT }“ }

Volver a seleccionar todo con CTRL+E

Tipear F9 para actualizar los campos

Se despliega el gráfico en el documento principal

Seleccionamos de la “Barra de Combinar Correspondencia” el botón “Combinar...”

Seleccionamos “Combinar en Documento Nuevo” y clic en “Combinar”

Veremos que “engañosamente” el mismo gráfico se ha combinado para cada registro y uno cree que estamos de vuelta al punto 18. ¡No!

En el nuevo documento, seleccionamos todo con CTRL+E

Tipear F9 para actualizar los campos. Es importante este refrescamiento.

Diferentes gráficos se han combinado en cada registro, de acuerdo a nuestra base de datos. Viola.

Nota: Según la sugerencia de Beth Melton (MVP en Office), había que usar el modificador \* UPPER, pero en mis pruebas pude constatar que mejor aspecto tenían los bitmaps con el modificador que incluyo en la solución: \* MERGEFORMAT

Saludos,

Pilar Mueckay