Compartir la libreta de direcciones en el Outlook Express

Introducción

Hay que recordar antes que, en este artículo, siempre que digamos Outlook, así, sin más, nos referimos al Outlook del Office, sea el Office 2000 o el Office XP. En caso contrario diremos Outlook Express, sin omitir nunca este adjetivo “Express”.

La tarea de la que vamos a hablar se nos presenta en dos situaciones no excluyentes.

1. Tenemos en una misma máquina varios sistemas operativos y queremos utilizar en todos ellos la misma libreta de direcciones en el Outlook Express.

2. Estamos trabajando en un entorno de red local doméstica en el que nos interesa también compartir la libreta de direcciones.

Este problema se nos ha presentado también a la hora de compartir en varios Outlook Express las bases de mensajes. Para ver cómo compartir los mensajes puedes mirar los artículos que sobre esto tienes en este mismo sitio, sobre todo, en http://www.svetlian.com/oe/respaldos.htm

I. Compartir directamente la Libreta.

Este es el sistema que de manera más lógica podríamos pensar en utilizar. Es decir, tener el archivo de la libreta direcciones, que es una archivo con la extensión WAB en una carpeta a la que poder apuntar desde cada sistema operativo.

Pero Microsoft, por ahora, no nos ha dado la oportunidad de indicar de manera interactiva en qué carpeta queremos que esté ubicada la libreta.

Hace tiempo pretendí seguir este método y gente experta en los foros de Microsoft me indicó que siguiendo este sistema se habían detectado problemas, por lo que era mejor seguir el sistema que describo en segundo lugar. Estos problemas se dan, sobre todo cuando se intenta seguir estas pautas en una red local. De todas formas, si lo prefieres, puedes, con las debidas precauciones, hacer la prueba y, en caso positivo, comunicar el resultado. Este procedimiento supone hacer modificaciones en el registro, por lo que se supone que debes estar familiarizado con el modo de hacerlo, usando el comando regedit [Para ello recuerda siempre que es conveniente hacer copia de seguridad de dicho registro antes de cualquier manipulación]. Deberías seguir los pasos siguientes:

1. Tener siempre actualizada una copia de seguridad del archivo WAB de la libreta de direcciones. Está ubicado en distintos sitios, según cuál sea tu sistema operativo. Puedes localizarlo abriendo el registro y encontrar el dato en HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\WAB\WAB4\Wab File Name. Una vez localizado, haz en un sitio seguro una copia de seguridad, procurando mantenerla actualizada.

2. Copiar el archivo wab en la carpeta que hayas creado para poder compartir la libreta.

3. Volver a abrir el registro y en la clave antes citada en el apartado 1, modificar la dirección.

4. Si pretendes compartirla desde otra máquina de la red doméstica podrías probar el sistema que expliqué en http://www.svetlian.com/oe/red.html , aunque te advierto que está probado para compartir mensajes, pero no la Libreta de direcciones. El método sería conectar la carpeta de correo a una unidad de red, por ejemplo, Q:.

II. Compartir la Libreta de direcciones usando los contactos del Outlook

Los mismos expertos que me precavieron en su día de los riesgos de usar el método precedente, me aseguraron que era más seguro este segundo. Pero, por otra parte, su inconveniente es que, sin duda, es más trabajosa la configuración. Aparte, claro, que este sistema da por supuesto que tienes instalado en tu Windows el Office, sea el Office 2000 o el Office 2002 (XP). El problema es aun más intrincado porque el Outlook no se presta de igual manera a su configuración, según de qué versión dispongas.

Este método en resumen es el siguiente. El Outlook guarda todas las carpetas personales, incluida la de contactos, que es la que nos interesa en un archivo llamado outlook.pst. Este es el archivo que utilizaremos como almacén de direcciones, compartido por la Libreta de direcciones de Windows, y, por lo tanto, es el que usará el Outlook Express.

Pasos a seguir

A. Instalación del Office (2000 ó XP).

Probablemente lo tendrás instalado y ya lo habrás usado. Si no lo has usado todavía, te doy un pequeño consejo si tu Office es el XP. En este caso es mejor que la primera aplicación del Office que abras no sea el Outlook. ¿Motivo? Pues porque la primera vez que quieras utilizar una aplicación del Office XP se abrirá una ventana de diálogo que te sugerirá la activación “legal” del producto. Esa ventana se mezcla con las del asistente del Outlook, con lo que te puedes armar un no pequeño lío.

B. Configuración del Outlook

En resumen consiste en dejar configurado el Outlook de forma que no sea tu programa predeterminado para manejar el correo electrónico, porque, tú, prefieres seguir usando para ello el Outlook Express.

La pena es que no se comportan de igual manera el Outlook 2000 y el Outlook XP, por lo que tengo que explicar los pasos a seguir por separado. Puedes leer únicamente el caso que te interese.

Por no alargar inútilmente este artículo, no voy a describir con detalle todo lo que aparece en las ventanas de configuración. Simplemente lo necesario para que sepas qué respuesta elegir en cada disyuntiva.

B.1 Outlook 2000

La primera vez que abras el Outlook 2000 se ejecuta un asistente de configuración. La primera alternativa que te presenta es elegir la opción de servicio electrónico entre tres posibilidades:

a. Sólo Internet. Optimiza el Outlook para la entrega de correo por parte de distintos proveedores de Internet.
b. Organización o grupo de trabajo. Para que Outlook 2000 maneje servicios como el Microsoft Exchange.
c. Sin correo electrónico. No configuras el Outlook para manejar el correo porque piensas hacerlo desde otro programa como el Outlook Express.

Puedes elegir la opción “a” o la “c”. Nunca la “b”. Por ejemplo, como yo ni uso ni pienso usar el Outlook pare recibir mi correo, tengo elegida la opción “Sin correo electrónico”.

A continuación se abre el Outlook 2000 y te aparece de inmediato un aviso “Outlook no es actualmente su administrador.... ¿Desea que sea su administrador de correo predeterminado? A eso contesta que NO.

Y entonces se te abrirá el Outlook 2000.

B.2 Outlook XP

La configuración del Outlook XP es más sencilla que la del Outlook 2000 por la sencilla razón de que no pregunta prácticamente nada.

La primera vez que lo abras pueden aparecerte distintos avisos de configuración, según cómo encuentre tu propia configuración de Windows, por ejemplo según estés usando ya, o no alguna cuenta de correo en el Outlook Express. Las preguntas serán de este estilo:

- ¿Desea configurar una cuenta nueva...?

- Outlook ha detectado una cuenta anterior en el Outlook Express. ¿Desea importarla?

A todas las preguntas de ese estilo debes contestar que no, en el supuesto, claro, de que tu intención sea manejar el correo y las noticias con el Outlook Express.

Según como hayas contestado es posible que el Outlook (¿debido a un posible cabreo?) se cierre. En ese caso, simplemente, lo vuelves a abrir.

C. Carpeta de contactos del Outlook

Este apartado vale tanto para el Outlook 2000 como para el Outlook XP.

Como he dicho antes, las direcciones de correo en el Outlook están en una de las carpetas personales llamada “Contactos”, y esos datos, junto con los que tengas en otras de sus carpetas, se guardan en el archivo OUTLOOK.PST.

1. El primer paso es conseguir que en dicha carpeta Contactos estén todas tus direcciones. Puede ser que estés reconfigurando alguna instalación nueva, pero que ya tengas desde antes tu archivo outlook.pst en condiciones. En ese caso sáltate este paso. Si es la primera vez que vas a utilizar los contactos del Outlook, probablemente deberás importar los datos que tienes en tu antigua Libreta de direcciones. Es un paso muy sencillo. Puedes documentarte en http://www.svetlian.com/oe/outlook_contacts.htm .

2. A partir de este momento supondremos, pues, que ya tienes todas tus direcciones en la carpeta “Contactos” de Outlook. El siguiente paso es colocar el archivo outlook.pst en la carpeta de tu elección, es decir, aquella que piensas compartir.

Pasos:

a. Cierra el Outlook si todavía lo tienes abierto, y localiza en tu disco duro, ayudándote de un buscador el archivo outlook.pst. Si usas uno de los Windows NT/2000/XP lo tendrás probablemente en \Documents and Settings\Usuario\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook. [Evidentemente, donde pone “Usuario” debe aparecer tu nombre de cuenta de usuario]. Y si usas alguno de los Windows 95/98/ME, estará en \Windows\Application Data\Microsoft\Outlook.

b. Si acabas de introducir tus direcciones en los contactos, ese outlook.pst encontrado es el “válido”. Lo debes mover (no copiar) a la carpeta de tu elección, es decir, debes dejarlo en la carpeta creada por ti, borrándolo del sitio creado de manera predeterminada por el Outlook. En el caso de que te hayas saltado la creación de contactos porque ya tenías tu propio outlook.pst, borra simplemente el outlook “nuevo” y asegúrate de que el tuyo figure en la carpeta definitiva.

c. Abre de nuevo el Outlook. Como el Outlook no encuentra el archivo outlook.pst donde debería haber estado, se te muestra una ventana de diálogo en la que elegir su nueva ubicación, precedida por un aviso en el que se te informa de que no se ha encontrado el archivo. Acepta el aviso, y en la ventana de diálogo busca el outlook.pst en la carpeta donde lo hayas colocado. En el Outlook.pst, probablemente te aparezca a continuación otro aviso parecido referente a que no encuentra los datos de las otras carpetas personales en dicho archivo. Ignora el aviso. Si pulsas en el icono de contactos verás que aparecen correctamente tus direcciones.

D. Compartir los contactos del Outlook en la Libreta de direcciones

Resumiendo, ¿dónde nos encontramos? Tenemos funcionando el Outlook 2000 o el Outlook XP de forma que usa los contactos que encuentra en el archivo outlook.pst ubicado en la carpeta que has creado para compartirlos con otros sistemas operativos de tu máquina, y, quizás, con otras máquinas de tu red doméstica.

Nos queda, pues el paso último y definitivo. Cómo hacer que esas direcciones sean las que aparezcan en la Libreta de direcciones de Windows, y por tanto en las aplicaciones que la usen, como es el caso del Outlook Express. Aquí vuelve a ser distinto el procedimiento a seguir según tengas instalado el Office 2000 o el Office XP.

D.1 Outlook 2000

En el menú de Windows, Inicio -> Programas -> Accesorios, abre la Libreta de direcciones. En su menú Herramientas encontrarás un ítem que dice “Opciones”. Al elegirlo se te abrirá una ventana con dos opciones contrapuestas. Selecciona la primera, “Compartir la información de los contactos entre Microsoft Outlook...”. Vuelve a cerrar la libreta. Eso es todo. Si por alguna circunstancia no te apareciera esa opción en el menú, sigue los pasos que indico para el Outlook XP.

D. 2 Outlook XP

Por algún motivo, si tienes el Outlook XP, puede ser que no te aparezca en la Libreta de direcciones la opción del menú de la que hablo en el apartado anterior, “D.1 Outlook 2000". De todas formas, podemos arreglarlo, pero, deberemos introducir un nuevo valor en el registro.

En la clave HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\WAB\WAB4 debes introducir el valor UseOutlook=1.

Puedes hacerlo de dos maneras.

1. Manualmente. Abre el registro de Windows, busca esa clave y sitúate en ella (en WAB4). Verás en ella algunos valores, tal como FirstRun=1. Probablemente no aparecerá la variable UseOutlook. En ese caso, en el panel derecho del registro haz clic con el botón derecho del ratón y elige “Nuevo”. A continuación, como tipo de valor elige “Valor DWORD”, una vez creado, ponle el nombre “UseOutlook” (sin comillas). Te aparecerá creado con el valor 0X00000000 (0). Selecciónalo y haz sobre él un clic con el botón derecho. Elige Modificar, y le das el valor 1. Te deberá aparecer ahora 0X00000001 (1).

2. Con un archivo *.reg. Crea un archivo de texto, por ejemplo, Compartir.txt, en el que ponga exactamente estas tres líneas (puedes copiarlas y pegarlas):

----------------------
REGEDIT4

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\WAB\WAB4]
"UseOutlook"=dword:00000001
------------------------

Una vez creado compartir.txt, y comprobado que está bien escrito, renómbralo y ponle la extensión reg, o sea que pase a llamarse Compartir.reg. Ejecútalo, con lo que habrás introducido el valor UseOutlook=1 en el sitio adecuado.

Hecho todo esto, ya puedes abrir el Outlook Express y comprobar que los contactos que ves en él son ya los mismos del Outlook. Puedes hacer una prueba creando un nuevo contacto.

Notas:

1. Aunque esté todo funcionando perfectamente, si creas en el Outlook Express un nuevo contacto, te aparecerá en la Libreta de direcciones, pero puede ser que no lo veas en el panel inferior izquierda del Outlook Express hasta que no lo cierres y vuelvas a abrir.

2. Todo el procedimiento descrito en este artículo deberás repetirlo para cada usuario, en el caso de que estés usando Windows 2000 o Windows XP.

3. Una vez compartas los contactos del Outlook, es decir, el archivo Outlook.pst, los cambios que realices se reflejarán únicamente en ese archivo, aunque lo veas en la Libreta de direcciones. Si más tarde deseas volver a usar un archivo wab, deberás importar sus datos. Puedes documentarte sobre ello en http://www.svetlian.com/oe/outlook_contacts.htm.

4. Mi agradecimiento a las personas que me indicaron los primeros pasos en este laberinto, en especial a Marcial Carlés, que, además, ha aclarado mis dudas en el manejo del registro.

Lorenzo Juan Llabrés

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